Het beste succesvolle slecht nieuws gesprek

Een slecht nieuws gesprek is nooit prettig. Altijd, maar moet toch gedaan worden, want het hoort bij je taak als opvoeder, Pedagogisch medewerker of onderwijsassistent. De eerste neiging die veel mensen hebben om zo’n nieuws te brengen, werkt vaak juist averechts. Liever doe je dus het tegenovergestelde van wat je zou verwachten in dit gesprek en breng je elk slecht nieuws tot een ‘succesvol’ einde. Daarom in dit artikel mogelijkheden om van een slecht nieuws gesprek een succesvol gesprek te maken.

Hoe breng je een slecht nieuws gesprek?

“Succesvol” is hier natuurlijk relatief. Slecht nieuws wordt nooit goed nieuws, ook niet als je het goed brengt. Maar het gesprek dat je hebt, kan wél een goed gesprek worden – ook al draait het om slecht nieuws. Dat is de definitie van een ‘succesvol gesprek’ in deze zin. Een gesprek waarbij de ontvanger weliswaar slecht nieuws te horen heeft gekregen, maar waarna hij of zij niet met gefrustreerde of gericht kwade gevoelens naar buiten loopt. Of waarbij anderen jouw (organisatie) verwijten kunnen maken over het slechte nieuws dat je gedeeld hebt.

Wat is een slecht nieuws gesprek?

Een definitie: een slecht nieuws gesprek is een gesprek waarin iemand ongewenst of negatief nieuws moet brengen aan een andere persoon. Het kan gaan om verschillende situaties, zoals het aankondigen van een vervelende situatie van het kind gedurende de dag, bijtgedrag, het slaan van andere kinderen, ruzie, huilbuien of het mededelen van een teleurstellend resultaat van bevindingen van een gedaan onderzoek bij een kind, achterstand in ontwikkeling van kinderen.

Wanneer kun je een slecht nieuws gesprek succesvol noemen?

Een succesvol slecht nieuws gesprek, is een gesprek waarbij je ontvanger, meestal de ouder zich gerespecteerd voelt en jou als zender van het nieuws respecteert. Waarbij jullie elkaar recht in de ogen kunnen blijven aankijken, nadien.

En dat is precies wat je in dit artikel gaat leren. Want hoe je het nu doet, is waarschijnlijk niet hoe je deze succesvolle uitkomst bereikt. 90% van de slecht-nieuws-brengers doen het namelijk helemaal verkeerd. Niet zo vreemd, want het lijkt de meest logische manier om een slecht nieuws gesprek aan te pakken. Kijk maar naar hét grote voorbeeld uit ons collectieve geheugen, zoals het niet moet.

Slecht nieuws brengen? Hoe het niet moet

Wat vaak als eerste gedaan wordt is het nieuws kleiner en minder erg maken dan het (duidelijk vanaf het begin) is. Je noemt het gebeurde “relatief klein” in vergelijking met wat zich heeft afgespeeld.

Wat verder vaak gedaan wordt, anderen de schuld geven en de eigen verantwoordelijkheid van het kind wegdrukken en de oorzaak bij de Pedagogisch medewerker of onderwijsassistent zoeken.

Iedereen die slecht nieuws brengt, zou dat op dezelfde manier moeten doen. Maar doet dat meestal helaas niet zo. Onze natuurlijk neiging is eerst afhouden ofwel verzachten. Mis! Stel dit nieuws ook niet uit door af te wachten en de ouders mogelijk bij herhaling het voorval pas te vertellen.

Je denkt misschien dat uitstel tot afstel leidt, maar in de meeste gevallen komt slecht nieuws vanzelf weer bij je terug – als een boemerang. Laat dat niet gebeuren, en wees het vóór. Ook al voelt dat op het moment dat de bom nog niet gevallen is als een erge contra-intuïtieve actie. Je voelt dan wel weerstand in je hele wezen om naar voren te treden en het nieuws te brengen, maar dat komt omdat je bang bent om persoonlijk terecht gewezen te worden. Of dat er algehele onrust en verontwaardiging ontstaat. Niet omdat het de verkeerde keuze is om het nieuws nu te delen.

Wanneer slecht nieuws gesprek voeren? Nooit achteraf, maar zo snel mogelijk.

Dan de tweede: als slecht nieuws brenger lijkt verzachten vaak een goed idee. Je brengt heel voorzichtig het nieuws, draait misschien wat om de feiten heen in een lange aanloop, want het moet toch een beetje zacht landen. Je gebruikt termen als “niet helemaal wat ik had verwacht”, “enigszins tegenvallend” of “een relatief kleine misstap”. Vage termen, waarbij je ontvanger moet raden hoe ernstig de situatie is en wat je er precies mee wil zeggen. Geloof ons: verzachten werkt óók niet, al lijkt het zo logisch om te doen.

Hoe ga je dat dan wel doen?

Ga een gesprek niet verzachten of uitstellen, maar wees direct. “Direct” als communicatie- of karaktereigenschap heeft soms een nare nasmaak. We gebruiken het voor mensen die we misschien wel ronduit brutaal vinden, of die een beetje te aanwezig zijn. Mensen die ons voor de borst stoten. – Directheid kan dat veroorzaken. Maar in één situatie zal het een tegenovergesteld effect hebben: bij slecht nieuws gesprekken.

Daarbij is directheid de nummer één feature die mensen noemen als zeer gewenst. We verkiezen het zelfs boven beleefdheid en beschermd worden, wat in alle andere sociale situaties waarschijnlijk wel als wenselijk wordt gezien. Onderzoek heeft aangetoond dat dit de beste manier om slecht nieuws te brengen:

• Wees direct vanaf het begin van het gesprek, in het leveren van het slechte nieuws. Neem geen lange aanloop. Het is mogelijk de sandwich methode te gebruiken wanneer het nieuws niet ernstig van aard is. Deze methode staat aan het eind van dit artikel beschreven en is een goede manier om het slecht nieuws gesprek op te bouwen.

• Wees direct in het beantwoorden van vragen die daarop volgen. Draai er niet omheen.

Dus, wat is belangrijk in een slecht nieuws gesprek? Directheid, openhartigheid en openheid zonder enige ruimte voor interpretatie of twijfel. Dat is wat je wil. En wat je ontvanger wil horen.

De sandwichmethode

Je kunt het voor ouders vaak prettiger maken bij een slecht nieuws gesprek wanneer je de Sandwich methode toepast. Door op een toegankelijke en simpele manier assertief feedback te geven kun je de sandwich methode inzetten. De sandwich methode heeft niets te maken met de lunchpauze of eten in zijn geheel. De sandwich methode gaat over vervelende voorvallen of slecht nieuws op een assertieve manier.
Een simpele toepassing die het – zelfs voor introverte, passieve of zelfs agressieve ouders – gemakkelijk maakt om hun te benaderen en je mededeling netjes te uiten. Zonder conflict, zonder steen in je maag en met een tweezijdig resultaat: jij blij, hij/zij blij. Dat is assertiviteit op zijn best – in het midden uitkomen zonder conflict.

Klinkt interessant? Dan wil je vast weten hoe je zo’n sandwich maakt. Simpel:

1. Start met een sneetje positieve feedback
2. Leg daarna een laagje pittige negatieve feedback op, het slechte nieuws zoals beschreven in dit artikel. Nu ga je het slechte nieuws vertellen zoals eerder beschreven, dus direct, niet omheen draaien, open en eerlijk
3. En dek af aan het eind van je gesprek af met nog zo’n sneetje positieve feedback

Dat is alles!

Begin met een positieve opening, plaats dan je punt van kritiek, dus het slechte nieuws en rond je feedback af met een positieve boodschap.

Let op: de sandwich methode is geen lood om oud ijzer, het is een vervelende boodschap aangenaam brengen. Je zegt namelijk geen onwaarheden, alle drie de onderdelen zijn relevant en hangen samen in je feedback. Het is een geheel, het gaat niet alleen om wat je op je boterham doet – de sneetjes zijn net zo relevant.

-Jan Brouns, examinator bij Variva